Realiza mejor las tareas rutinarias con listas de control

Uno de los trucos que más me ha servido para mejorar mi productividad es usar listas de control. Las que son parte del sistema GTD de David Allen y explicaré brevemente por qué son tan importantes:
Todo el sistema GTD parte de una base muy sólida: "no debemos confiar nuestra organización a nuestra memoria sino a un sistema coherente". Sin embargo eso es lo que hacemos casi todos y por eso vivimos estresados. Y es lógico, metemos tantas cosas en nuestra memoria, seguros de que las recordaremos en su momento, que terminamos con la cabeza hecha un lío, conscientes de que tenemos un sinfín de cosas por hacer pero sin idea siquiera de cual hacer primero (¿a quién no le ha pasado?). Esa cantidad de presión en la cabeza origina el estrés, los dolores de cabeza, los problemas de salud, las malas relaciones en el trabajo y en el hogar, etc. Quiero enfatizar: tu nivel de estrés no está en relación con lo importante que seas o lo muy ocupado que estés (algunos despistados se enorgullecen de estar estresados, como si eso los pusiera al nivel de un ejecutivo millonario), sino con la calidad de tu sistema de organización.
Y lo primero que debes hacer para mejorar tu organización, es dejar de estar usando tu memoria como ático donde echar todo lo que vaya surgiendo. Recopila, ya sea tomando notas de voz en tu smartphone, apuntando en una libreta, etc. Y haz listas de control.
Las listas de control son eso: listas. Pero son mágicas y te ahorrarán tiempo y dolores de cabeza. Cada vez que debas enfrentarte a alguna tarea nueva para la que no estés lo suficientemente familiarizado, crea una lista de control (ayúdate con mapas mentales) en la que anotarás todos los pasos a seguir. Así, podrás estar confiado de que no has dejado que nada se escape, tu cerebro descansará, estarás menos estresado y serás más productivo. Sin embargo, una lista de control no es solo una lista de tareas. Por ejemplo, la siguiente no es una lista de control:
  • Sacar la basura
  • Darle de comer al perro
  • Llamar a mamá
  • Descongelar la carne
La diferencia es que una lista de tareas tiene una utilidad específica mientras que una lista de control es aplicable a una situación que vamos a enfrentar continuamente y queremos estar seguros de no pasar nada por alto. Es como una receta de cocina, la seguimos al pie de la letra conscientes de que en caso contrario haremos un estropicio. Obviamente, llegará un día en que estemos tan familiarizados con el platillo que la receta no hará falta más, incluso con nuestra experiencia nos atreveremos a cambiar los ingredientes, a añadir sabores, a experimentar nuevas formas de cocinar, etc. De igual manera, de tanto usar las listas de control, en cierto momento tendremos tan interiorizado el proceso que no las necesitaremos más. Pero en la etapa inicial, son un recurso que vale oro.
Por ejemplo, estoy empezando a cocinar. No es difícil, pero como nunca lo he hecho es recomendable usar una lista de control. Puede ser algo así:
  • Determinar qué cocinar y tener la receta exacta.
  • Asegurarse de tener todos los ingredientes.
  • Comprar los ingredientes que falten
  • Seguir la receta al pie de la letra
  • Recoger todos los utencilios usados y lavarlos
Podrá parecer demasiado obvio, pero no lo es. En ocasiones he estropeado el almuerzo por salir a comprar un ingrediente que noté que faltaba demasiado tarde. O he perdido mucho tiempo decidiendo que cocinar. Piénselo, seguir los pasos de su lista de control hace que su cerebro trabaje menos. Y un cerebro que trabaja menos en cosas rutinarias tiene más tiempo para la creatividad.
Vamos al terreno empresarial. Mi lista de control para cerrar una venta va más o menos así:
  • Conseguir el prospecto:
    • Por internet
    • En persona
    • En publicidad (volantes, televisión, páginas amarillas, etc.)
  • Tomar contacto con el prospecto
    • Por teléfono
    • Visitándolo
  • Calificar y seguir al prospecto
  • Iniciar la oportunidad de venta cuando el prospecto se muestra interesado.
  • Hacer seguimiento de la oportunidad de venta.
    • Reuniones
    • Cotizaciones
    • Propuestas
    • Presentaciones de producto
    • Negociación
  • Cerra una venta exitosa
  • Gestionar ventas cruzadas
Obviamente, la venta puede perderse en cualquiera de las etapas, pero la lista de control me ayuda a no estresarme en qué debo hacer en cada momento del proceso. Además, y esto es de importancia vital, la lista de control debe poder ser perfeccionada, pues nuestra propia experiencia nos irá mostrando que hay mejores formas de hacer las cosas.
Un uso adicional de las listas de control es compartir rápidamente la experiencia con colaboradores. Por ejemplo, entregar una lista de control del proceso de ventas que usamos en la empresa a cada empleado en su primer día de trabajo  nos ahorrará enormes dolores de cabeza en el futuro. Lamentablemente muy pocas empresas lo hacen. Y se convierten en la empresa apaga-incendios.
Por lo tanto, piensa en qué actividades repetitivas te ves obligado a hacer y no has adquirido aún el suficiente dominio sobre ellas y empieza a construir tu lista de control. Y libera tu cerebro.
Bonus: 
La mejor herramienta que conozco para crear listas de control es WorkFlowy, en un artículo posterior explicaré su funcionamiento.
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